Wat kost procesautomatisering écht voor een KMO in 2026?
Eerlijke prijsranges voor procesautomatisering bij KMO’s in 2026 — van een eerste scan tot een volledig ERP-traject. Geen “hangt ervan af”, wel cijfers.
Waarom niemand prijzen toont (en waarom wij het wel doen)
De meeste bureaus verzwijgen prijzen omdat ze willen onderhandelen op basis van wat jij kan betalen. Wij doen het omgekeerde: vaste vanaf-prijzen, publiek. Dat filtert de gesprekken die toch nergens heen gaan, en het bewijst dat we aan resultaat verdienen, niet aan het maximaliseren van een offerte. Hieronder de vier niveaus.
Niveau 1 - De meting: €1.500 tot €2.500
Voordat je iets automatiseert, moet je weten wát en hoevéél het oplevert. Een procesanalyse (bij ons de Process Scan) meet één kernproces: hoe lang duren de handelingen, hoe vaak gebeuren ze, wat kost een fout. Je krijgt een ROI-rapport met prioriteiten — zwart op wit welk automatiseren rendeert en welk niet.
Reken op €1.500 tot €2.500 voor een degelijke, gemeten analyse. Belangrijk: bij ons wordt dat bedrag volledig verrekend als je doorgaat met een traject. Dan is de meting in de praktijk gratis, en betaal je alleen als je besluit níet door te gaan.
Niveau 2 - Losse automatiseringen: €5.000 tot €15.000
Eén tot drie processen automatiseren en live zetten — denk aan een offerte-flow, factuurverwerking of automatische klantopvolging — kost doorgaans tussen €5.000 en €15.000, afhankelijk van het aantal koppelingen en de complexiteit. Een enkel, afgebakend proces zit aan de onderkant; meerdere processen met integraties tussen systemen aan de bovenkant.
Wat je hiervoor terugkrijgt, is meetbaar: uren per week die terugvloeien naar je team, en fouten die verdwijnen. Bij een proces dat een medewerker vijf uur per week kost, is de terugverdientijd vaak minder dan een jaar.
Niveau 3 - Een volledig systeem (ERP/Odoo): vanaf €10.000
Als je bedrijf ontgroeid is aan losse eilanden — een boekhoudpakket hier, een webshop daar, Excel ertussen — dan is de stap naar één systeem (zoals Odoo) logisch. Een werkende basis met de kernmodules, datamigratie en training van je team start rond €10.000 en loopt op met het aantal modules, gebruikers en maatwerk.
De valkuil hier is scope-creep: elk "kan het ook nog even dit" jaagt de prijs op. Daarom werken wij met een vaste module-set en houden we maatwerk bewust apart, ná livegang. Dat beschermt je budget én je planning.
Niveau 4 - Maatwerk: vanaf €15.000
Voor processen die geen standaardoplossing hebben, is maatwerk nodig. Dat start rond €15.000 en is sterk scope-afhankelijk. De regel blijft dezelfde: eerst meten en ontwerpen, dan pas bouwen — anders bouw je een dure oplossing voor een proces dat je niet begrepen hebt.
En het onderhoud?
Automatiseringen zijn geen "installeren en vergeten". Systemen veranderen, je bedrijf groeit. Een onderhoudsabonnement (bij ons een Care Plan vanaf €350/maand) houdt alles werkend en verbetert het waar het kan. Reken hierop als terugkerende kost — maar wel een die je automatiseringen beschermt.
De echte vraag is niet "wat kost het"
De echte vraag is: wat kost het je om níks te doen? Als een proces een medewerker vijf uur per week kost, is dat bij een gemiddelde loonkost al gauw €6.000 tot €9.000 per jaar — voor één proces, één medewerker. Zet dat naast een eenmalige automatisering, en de rekening maakt zichzelf.
De enige manier om dit voor jóuw bedrijf concreet te maken, is meten. Een Process Scan legt exact vast waar jouw tijd en geld weglekken, en wat automatiseren oplevert — vóór je een groot bedrag investeert. Verrekenbaar als je doorgaat, dus je risico is minimaal.